В связи с тем, что в сфере финансового менеджмента участились случаи нарушений и предоставления неверной информации, отраслевые органы надзора и контроля приняли решение сделать более строгими требования к компаниям по предоставлению корпоративной информации.

Для этой цели разработаны два новых стандарта ИСО, которые помогут компаниям быстро и эффективно предоставлять данные, сохраняя при этом корпоративную этику, раскрывая полностью информацию и обеспечивая прозрачность решений.

Эти стандарты станут эффективным дополнением остальных стандартов системы менеджмента, разработанных Международной организацией по стандартизации, таких как экологический менеджмент ISO 14001, менеджмент качества ISO 9001, менеджмент информационной безопасности ISO/IEC 27001.

Новые стандарты ISO 30300:2011 «Информация и документация. Системы менеджмента документов. Основные положения и словарь» и ISO 30301:2011 «Информация и документация. Системы менеджмента документов. Требования» собрали в себя весь опыт экспертов из 5-ти континентов и 27 стран.

ISO 30300 содержит основные положения и словарь основных терминов, используемых в этой серии стандартов, а ISO 30301 устанавливает основные требования к документам и системе управления документооборота.

В настоящий момент разрабатываются следующие стандарты, которые войдут в серию ISO 30300. В разработке стандартов 30300 и 30301 участвовал подкомитет SC 11 «Управление архивами/документацией» ТК ISO/TC 46 «Информация и документация».

По словам Ю. Эллис и К. Бустело, руководителей группы специалистов, участвующих в разработке стандартов, в новой серии стандартов ISO 30300 устанавливается принцип системного подхода и основные методы создания и управления документами, соответствующие стратегии организации и поставленным целям работы.

Новые стандарты помогут оптимально управлять носителями информации, что позволит оптимизировать затраты на хранение, извлечение, повторное использование данных, участие в судебных делах, а также более эффективно осуществлять проверку уровня финансового благосостояния компаний.

Для определения стоимости разработки системы управления документооборотом предприятия будут приниматься в расчет потребности бизнеса, масштаб, который будет охватывать система внутри организации и результаты оценки возможных рисков. Внедрение системы менеджмента документации поможет устранить ненужные затраты и обеспечит отдачу инвестиций не только в краткосрочном периоде, но и в долгосрочной перспективе.

На эффективность работы компании влияет множество факторов - внешних и внутренних, глобальных и незначительных, коммерческих и не коммерческого характера, которые вынуждают компанию оперативно реагировать на изменения при помощи систем управления документацией. Такими факторами являются:

- увеличение количества внешних рисков, включая природные катаклизмы и угрозы безопасности;
- рост конкуренции;
- скорость распространения информации в интернете и развитие телекоммуникаций;
- развитие технологий, возникновение электронных систем коммерции и систем электронного государственного управления;
- усложнение национальной и международной сфер регулирования;
- рост требований и ожиданий со стороны граждан к ведению бизнеса, основанному на принципах прозрачности, подотчетности и социальной ответственности.

Отражение всех этапов деятельности в документах – это серьезная и самая важная функция для любого предприятия или организационной системы. Система менеджмента документации обеспечивает подотчетность хозяйственной деятельности и непрерывность бизнеса, дает возможность эффективно управлять рисками, благодаря чему организации, используя свои информационные ресурсы и коммерческие активы, могут получать немалые выгоды.

Кроме того система менеджмента документации позволяет накапливать организационный опыт, что позволяет своевременно отвечать на изменения внешней среды.

Стандарты ИСО серии 30300 разработаны для государственных организаций, организаций сферы образования и производственных предприятий. Также они прекрасно подходят для фармацевтики и отрасли разработки месторождений.

По мнению специалистов, наибольшую отдачу от эффективного внедрения стандартов смогут получить компании, участвующие в программах социального развития, предприятия ядерной энергетики и компании, работающие в сфере телекоммуникаций.

В основе новых стандартов лежит опыт, который был получен в ходе применения стандарта ISO 15489 «Информация и документация. Управление записями», который действует уже примерно 10 лет.